Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement AVV KEISTAD te Amersfoort

Artikel 1 Donateurs
1. Donateurs zijn zij, die zich bereid hebben verklaard de vereniging financieel te steunen met een minimum bedrag van € 25,- per jaar.

Artikel 2 Lidmaatschap en bijbehorende verplichtingen
1. Degene die lid wenst te worden van de vereniging geeft zich daartoe op middels een inschrijfformulier bij de Ledenadministrateur, onder vermelding van de gevraagde persoonsgegevens en indien gevraagd, onder afgifte van een pasfoto. Latere wijzigingen van deze gegevens dienen schriftelijk of per e-mail aan de ledenadministrateur te worden doorgegeven.
2. Behoudens in geval van overlijden van het lid, duren de verplichtingen, verbonden aan het lidmaatschap voort zolang het lid niet heeft voldaan aan zijn financiële verplichtingen ten opzichte van de vereniging of zolang enige andere aangelegenheid, waarbij het betreffende lid is betrokken, niet is afgewikkeld.
3. Een lid, dat zijn lidmaatschap heeft opgezegd zonder te hebben voldaan aan zijn financiële verplichtingen en eventuele verdere verplichtingen kan niet opnieuw lid worden van de vereniging voordat is voldaan aan al deze verplichtingen, voortvloeiende uit het vorige lidmaatschap.
4. De vereniging zal, indien een lid op grond van de bepalingen in de statuten en dit reglement niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan, geen medewerking verlenen aan verzoeken van andere (volleybal)verenigingen en/of de Nevobo om administratieve gegevens over te dragen e.d.
5. Leden kunnen tegen kostprijs de statuten en het huishoudelijk reglement aanvragen bij het bestuur. Alle leden worden geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van de statuten en het huishoudelijk reglement.
6. Leden houden zich aan de beslissingen van het bestuur en van de commissies, indien deze beslissingen door het bestuur bekrachtigd zijn.
7. Leden zijn verplicht genoegen te nemen met de besluiten die door de algemene vergadering zijn genomen, los van het feit of zij al dan niet bij het behandelen van dat onderwerp aanwezig zijn geweest. Leden verbinden zich medewerking te verlenen aan de uitvoering van beslissingen genomen door de algemene vergadering.
8. Gewone competitiespelende of uitsluitend trainende leden vanaf 18 jaar zijn verplicht hun medewerking te verlenen aan taken als bar- en zaaldiensten en het fluiten van wedstrijden als gekwalificeerd scheidsrechter. In dit kader maakt het barreglement onlosmakelijk deel uit van dit huishoudelijk reglement. Degene die zich onttrekt aan de hem/haar vastgestelde bardienst is verplicht een nader door het bestuur vast te stellen bedrag te betalen.
9. Het bestuur is verplicht bij overtreding van het gestelde in het ‘’bestuursreglement alcoholverstrekking”” sancties aan betrokkene(n) op te leggen.

Artikel 3 Opzegging lidmaatschap
1. Opzegging van het lidmaatschap dient conform artikel 7 lid 2 van de statuten plaats te vinden bij de ledenadministrateur in plaats van bij de secretaris. De ledenadministrateur zal de opzegging eveneens conform de statuten binnen 8 dagen bevestigen. Een bevestiging kan schriftelijk of per e-mail plaatsvinden.
2. De opzegging dient schriftelijk of per e-mail te geschieden. Bij opzegging van het lidmaatschap vòòr 15 september is geen contributie verschuldigd. Bij opzegging tijdens het verenigingsjaar is in ieder geval de Nevobo-contributie en -teamgeld verschuldigd en de lopende termijn van de basiscontributie.
3. Het contributiejaar wordt in drie termijnen verdeeld: termijn 1 van 15 september tot en met 30 november, termijn 2 van 1 december tot en met 28/29 februari en termijn 3 van 1 maart tot en met 31 mei. Opzeggingen dienen aldus te geschieden vòòr 15 september of vòòr 1 december en 1 maart.

Artikel 4 Wanbetaling
1. Bij niet of niet tijdige voldoening van het inschrijfgeld en/of de contributie wordt het lid schriftelijk aangemaand door de ledenadministrateur met een termijnstelling voor een uiterste betaaldatum. Na het verstrijken van deze uiterste betaaldatum zonder dat betaling is ontvangen is het betreffende lid in gebreke vanaf de oorspronkelijk overeengekomen betaaldatum. De vereniging is bevoegd incassomaatregelen te treffen waarvan de kosten volledig voor rekening van het betreffende lid komen, inclusief de kosten van de aanmaning.
2. Bij een betalingsachterstand waarop een aanmaningsbrief als bedoel in lid 1 van dit artikel is verzonden door de ledenadministrateur is de vereniging bevoegd een lid uit te sluiten van alle trainingen, wedstrijden en deelname aan verdere door de vereniging geïnitieerde activiteiten.
3. Boetes door de Nevobo opgelegd aan individuele leden wegens schending van de door de Nevobo gehanteerde regels, dienen door het betreffende lid te worden gedragen. Voor zover deze boetes zijn opgelegd aan de vereniging is de vereniging gerechtigd deze boetes op het betreffende lid te verhalen. Eventuele kosten hiermee gemoeid komen eveneens voor rekening van het betreffende lid.

Artikel 5 Bestuur & werkzaamheden
1. Het bestuur bestaat conform artikel 8 uit de statuten uit tenminste vijf en een oneven aantal personen en kiest uit haar midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester. Deze laatste drie vormen het dagelijks bestuur. Het bestuur wordt benoemd voor een periode van drie jaar.
2. Alle bestuursleden moeten op de datum van hun verkiezing de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt.
3. In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit haar midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
4. Aftredende bestuursleden kunnen zich maximaal twee maal herkiesbaar stellen waarmee een maximale zittingsduur van negen jaar kan worden bereikt. De afgetreden bestuursleden blijven in functie tot aan het einde van de vergadering waarin hun opvolgers zijn gekozen. Een afgetreden bestuurslid blijft zonodig na zijn aftreden in functie tot zijn opvolger gekozen is en is verplicht de nieuwe functionaris alle inlichtingen te verschaffen benodigd voor een goede voortzetting van de functie. Afgetreden bestuursleden zijn voorts verplicht alle bescheiden, eigendom van de vereniging aan het bestuur over te dragen binnen zeven dagen na de algemene vergadering waarin het aftreden is bekrachtigd.
5. Bij een tussentijds ontstane vacature kan het bestuur hierin voorlopig voorzien. In de eerstvolgende algemene vergadering moet dit bekrachtigd worden.
6. Wanneer de penningmeester tussentijds aftreedt is hij verplicht medewerking te verlenen aan een tussentijdse controle van de financiën via de kascommissie. Eerst na akkoordbevinding wordt hij van alle verantwoordelijkheid ontheven.
7. Het bestuur is belast met de algemene leiding van de vereniging en is bevoegd in de uitoefening van zijn functie zich door anderen te laten bijstaan.
8. Het bestuur is voor al zijn handelingen verantwoording schuldig aan de algemene vergadering. Het is tevens verplicht regelmatig, in het cluborgaan verslag te doen van overleg en besluitvorming binnen zijn gelederen.
9. Wat de dagelijkse gang van zaken betreft, hiervan berust de verantwoordelijkheid bij het dagelijks bestuur.
10. De werkzaamheden van het bestuur zijn als volgt ingedeeld:

Voorzitter:
De voorzitter is het hoofd van de vereniging, hij belegt en leidt vergaderingen, vereffent geschillen tussen de leden onderling, geeft en ontneemt het woord, sluit discussies. Hij zorgt voor een stipte naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement, alsmede voor het doen uitvoeren van de besluiten in vergaderingen genomen. Hij bekrachtigt de notulen en belangrijke stukken door mede ondertekening. Hij oefent controle uit op andere bestuursleden.
Secretaris:
De secretaris voert alle correspondentie, houdt kopie van alle uitgaande stukken, notuleert leden- en bestuursvergaderingen en maakt het bestuursjaarverslag. Hij dient tenminste vijf jaar deze stukken in het archief te bewaren en op verzoek aan het bestuur ter inzage te geven.
Penningmeester:
1. De penningmeester zorgt voor de invordering van alle contributies en andere inkomsten van de vereniging, hij kan zich in deze taak laten bijstaan door de ledenadministrateur.
2. Hij dient over te gaan tot de voldoening van de rekeningen echter met goedkeuring van het dagelijks bestuur.
3.Hij dient boek te houden van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging onder gehoudenheid van het verlenen van inzage van de boeken en bescheiden aan het bestuur en het geven van een overzicht van de financiële toestand van de vereniging op de momenten dat het bestuur dit wenselijk acht.

11. Het bestuur is bevoegd een gewone algemene vergadering uit te schrijven, wanneer zij zulks nodig of nuttig acht ter raadpleging van de leden. Op deze vergadering kunnen besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
12. De lopende zaken die spoedeisend zijn, worden door het dagelijks bestuur afgewikkeld. Dergelijke besluiten worden op de eerstvolgende bestuursvergadering bekrachtigd.
13. Een bestuurslid dat zijn functie niet naar behoren vervult, of blijk geeft van onbekwaamheid in het uitoefenen van zijn taak, kan op voorstel van het bestuur of op voordracht van tenminste 1/3 van de stemgerechtigde leden door de algemene vergadering uit zijn functie worden ontzet. Een dergelijke ontzetting behoeft tenminste 2/3 van de geldig uitgebrachte ter vergadering aanwezige stemmen.
14. Het bestuur is bevoegd in elk onvoorzien en spoedeisend geval op te treden en legt van zijn handelingen in de eerstvolgende algemene vergadering verantwoording af.

Artikel 6 Algemene Vergaderingen, bestuursvergaderingen en stemmingen
1. Bestuursvergaderingen:
1. Er worden bestuursvergaderingen gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De secretaris verzorgt de oproeping, notulering en verspreiding van de notulen.
2. De te nemen bestuursbesluiten zijn slechts van kracht wanneer de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is en akkoord gaat met het besluit.
3. Voorstellen voor een op de algemene vergadering te behandelen onderwerp dienen uiterlijk zeven dagen voor de vergadering bij de secretaris van het bestuur schriftelijk te worden ingediend.

2. Algemene Vergaderingen:
1. Kandidaatstelling voor een door de gewone algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of vijf gewone leden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt schriftelijk uiterlijk tien dagen voor de algemene vergadering en nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
2. De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat uiterlijk 7 dagen voor de vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

3. Stemmingen:
1. De stemvoorschriften staan beschreven in de statuten. Indien het bestuur dit nodig acht wordt bij stemmingen een stembureau gevormd, bestaande uit drie leden, niet zijnde bestuursleden, op aanwijzing van de voorzitter en onder toezicht van een bestuurslid.
2. Stemmingen vinden plaats:
- Over personen: schriftelijk
- Over andere zaken: mondeling tenzij het bestuur een schriftelijke stemming noodzakelijk of wenselijk acht.

Artikel 7 Commissies
1. De commissies worden onderscheiden in permanente en niet-permanente commissies.
2. Permanente commissies aanvaarden hun taak onmiddellijk na hun verkiezing en blijven gedurende een verenigingsjaar beschikbaar. Niet permanente commissies zijn ontbonden zodra hun taak is volbracht en hun rapport is ingeleverd en akkoord bevonden. Treedt een lid van een commissie tussentijds af dan voorziet de commissie zelf zonodig in de opengevallen plaats. Het bestuur zal zich mede sterk maken de opengevallen plaats op te vullen.
3. Alle commissies en commissieleden zijn verantwoording schuldig aan het bestuur.
4. Commissies worden door het bestuur benoemd, met uitzondering van de kascommissie die door de algemene vergadering wordt aangesteld.
5. Een commissie kan te allen tijde worden ontbonden door de algemene vergadering en/of het bestuur, terwijl elk commissielid, dat naar het oordeel van het bestuur zijn werk niet naar behoren vervult, uit zijn functie kan worden ontheven.
6. Bij alle activiteiten die door een commissie worden opgezet, dient vooraf tijdig een overzicht en een begroting te worden ingediend bij het bestuur.
7. Na afloop van de activiteiten dient aan het bestuur een financiële verantwoording te worden overlegd vergezeld van schriftelijke bewijsstukken van de uitgaven.
8. Permanente commissies zijn:
- Technische commissie senioren
- Technische commissie jeugd
- Redactiecommissie (waaronder cluborgaan en de website)
- Commissie externe zaken
- Commissie interne zaken
- Evenementen commissie
- Recreanten commissie
- Wedstrijdsecretariaat
- Scheidsrechtercoördinator
9. Niet-permanente commissies zijn:
- kascommissie

Artikel 8 Financiën & contributiebetalingsystematiek
1. Voor bijzondere gevallen kan door het bestuur aan leden vermindering van contributie worden toegestaan. Vrijgesteld van betaling van contributie zijn in ieder geval leden van verdienste en ereleden.
2. Het geldelijk beheer van de vereniging door het bestuur wordt een maal per jaar gecontroleerd door de kascommissie.
3. Het bestuur is verplicht, alvorens een contract af te sluiten met derden betreffende financiële ondersteuning waaraan voorwaarden zijn verbonden, deze voorwaarden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voor te leggen. Een en ander met inachtneming van het nationaal sponsorreglement van de Nevobo.
4. De contributie en het inschrijfgeld worden ieder jaar door de algemene vergadering vastgesteld.
5. Leden worden geacht hun contributie per automatische incasso te voldoen in een drietal termijnen. Het bestuur kan in bijzondere omstandigheden ontheffing verlenen aan deze automatische incasso.

Artikel 9 Clubkleding
1. Het clubtenue van de vereniging wordt door de Algemene Ledenvergadering bepaald. Alle leden die aan wedstrijden deelnemen zijn verplicht het voorgeschreven tenue te dragen.
2. Een team kan in overleg met het bestuur en na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het bestuur een afwijkend tenue dragen, mits met daarbij niet afwijkt van de door de Nevobo gestelde normen.

Artikel 10 Regeling wedstrijdballen
Bij elk seniorenteam is er één volleyballer verantwoordelijk voor de wedstrijdballen. Bij de jeugdteams is dit de trainer/coach.
Dit lid van de vereniging:
- Ontvangt aan het begin van het seizoen een tas met wedstrijdballen van de ballencommissie en tekent voor ontvangst.
- Zorgt tijdens het seizoen dat deze ballentas compleet blijft.
- Levert aan het eind van het seizoen de wedstrijdballen in bij de ballencommissie.

Indien de ballentas aan het eind van het seizoen niet compleet is, dan is de vereniging gemachtigd om € 50,- per ontbrekende bal in rekening te brengen c.q. te incasseren. Voor de seniorenteam betekent dit dat het bedrag afgeschreven wordt van de bankrekening van de verantwoordelijke persoon. Voor de jeugdteams zal een evenredig bedrag bij de ouders van het desbetreffende team in rekening worden gebracht.

Artikel 11 Boetes NeVoBo
De boetes opgelegd door de NeVoBo worden niet door de vereniging betaald, maar door berekend naar de teams. Bij seniorenteams is de aanvoerder het aanspreekpunt, bij jeugdteams is dit de trainer/coach. Indien een team weigert de boete te betalen wordt de boete via de contributie van de teamleden geïnd.

Artikel 12 Slotbepalingen
Leden die klachten hebben kunnen zich schriftelijk (via post c.q. e-mail) tot het bestuur wenden. Het resultaat van het onderzoek naar de klacht wordt de betrokkene schriftelijk medegedeeld.
In alle gevallen waarin de statuten of dit reglement niet voorzien geldt de uitspraak van het bestuur. Betreft het onderwerpen van ingrijpende aard naar het oordeel van het bestuur, dan zal deze de algemene ledenvergadering uitspraak laten doen.